بازخورد دادن و 4 نکته طلایی

به خاطر نظر و بازخوردی که به مدل و سبک کارش دادم خیلی از دست من ناراحت شد. به قدری که حاضر نشد در مهمانی دورهمی شرکت کند. چرا؟ شاید دلیل مهم اغلب واکنشهای منفی به نظرات و انتقادها، عدم درک درست مفهوم بازخورد است.

دانستن چگونگی ارائه بازخوردي واضح، دقیق و قابل مشاهده، ازمهارت‌هاي ضروري براي برقراري ارتباط مؤثر در محیط زندگی و کار است. به این نکته مهم و اساسی توجه ویژه باید داشت. در این مقاله به صورت اختصار به نحوه ارائه بازخورد و پذیرش نقد پرداختیم.

چند سوال:

1- آیا شخص از شما نظر یا بازخوردی خواسته؟

2- نحوه ارائه انتقاد شما چطور بوده است؟

3- چگونه از نظر دادن دیگران بهره ببریم؟

نکته اول

به چه کسی بازخورد بدهیم؟

به چه کسی بازخورد دهیم. ارائه بازخورد به اطرافیان در صورتی که شناخت کافی از حالات و روحیات آن­ها داریم کار ما را در ارائه نظر راحت­تر می­کند. اما در صورتی که شناختی از طرف مقابل نداریم بهتراست دامنه نظر و انتقاد خودمان را محدود به زمانی کنیم که از ما نظر خواسته می­شود. در آن زمان هم با توجه به تکنیک­ها و روشهایی که در ادامه به آن می­پردازیم، نظر دهیم. بهتر است بازخورد ما  کاملا دوستانه و غیر مغرضانه باشد تا علاوه بر ایجاد ارتباط موثر به انجام هدفی مثبت در دیگران کمک کرده باشیم.

نکته دوم

چگونه بازخورد دهیم؟

ارائه بازخورد بی‌طرفانه و ملموس (قابل مشاهده) یکی از سخت­‌ترین بخش‌هاي تمرین براي ارتباط مؤثر است. بازخورد دادن به دیگران کار ساده‌­اي نیست.  می‌­ترسیم کسی را برنجانیم، قصدمان پیشگیري از بروز درگیري­‌هاست اما نمی­‌دانیم چطور آن را انجام دهیم. خیلی مواقع از نظر هیجانی آماده نیستیم یا پیش‌فرض­‌هاي‌­مان مانع درک درست واقعیت می­‌شوند.

یکی از روشهاي بسیار مؤثر در ارائه بازخورد صریح و روشن استفاده از مدل  (SBI) «موقعیت، رفتار، اثر»است.

موقعیت

ابتدا زمینه را آماده می­‌کنیم. از خودمان ب­پرسیم چه اتفاقی، کجا و چه وقت افتاده است.

رفتار

رفتار را توضیح می­دهیم. این سخت­‌ترین بخش کار است، زیرا باید پیش فرض‌هاي­مان را بررسی کنیم.

«تو بی­‌ادبانه رفتار کردي» به مخاطب باید طوري توضیح دهیم که قابل مشاهده باشد. زیرا بی‌­ادب دانستن فرد برداشتی شخصی است. «تو حرف مرا قطع کردي» به جاي جمله قبلی، رفتاري است که همه می‌­توانستند ببینند و قابل مشاهده بوده است.

اثر

براي بازخورد نتایج رفتار باید از عباراتی استفاده کنیم که اول شخص باشند. تا مخاطب بفهمد که این گفته ها از جانب خودمان است .

بعد از آن باید به گفت­‌وگو ادامه دهیم. از آنها سؤال ­کنیم و با توجه به پاسخ‌هاي­شان از موضوعِ بهتر مطلع می‌شویم. بپرسیم:

مثال اول

توي جلسه دیروز وقتی داشتید ارائه می­‌دادین (موقعیت) متأسفانه درباره دو تا از اسلایدها یه کم نامطمئن حرف میزدین و محاسبات فروشتون اشتباه در اومد.(رفتار) راستش تا حدودي خجالت کشیدم، چون همه اعضاي هیئت مدیره توي جلسه حضور داشتند. نگرانم این مسئله روي اعتبار و خوش نامی تیممون تأثیر منفی بذاره (اثر)

مثال دوم

جلسه امروز عصرمون با مشتریان خیلی عالی بود. جلسه درست به موقع برگزار شد. همه بروشورهامرتب بودید. (موقعیت)

تحقیقات را درست انجام دادید. به همه سؤالات مشتریان پاسخ دادین. (رفتار) من بهتون افتخار می‌­کنم و با اعتماد به نفس میگم که با این کار فوق‌­العاده ، سازمان‌ ما می‌تونه تو موقعیت ویژه‌­اي قرار بگیره. می‌تونم ببینم که به همه اهدافمون می­‌رسیم و از همه به خاطر اینکه سخت کار کردن، تشکر میکنم (اثر)

نکته سوم

چگونه مهارت انتقادپذیري و توانایی‌­مان رابراي جذب بازخوردها بهبود بخشیم؟

نحوه ارائه بازخوردها، ابتدا بر واکنشی که نشان می­‌دهیم و سپس نحوه برقراري ارتباط مؤثر با دیگران تأثیر می­‌گذارد.

گفتن اینکه باید انتقادها را بپذیریم به نظر ساده می‌آید. اما انجام دادنش خیلی راحت­‌ نیست. ما انسان هستیم و طبیعت ما ایجاب می­کند که گاهی آسیب‌­پذیر باشیم.

هنگامی­که به دلیل رویدادهاي زندگی پریشان می­‌شویم یا وقتی که در محیط کار احساس فشار می‌کنیم، با کوچکترین انتقاد منفی حالت تدافعی می­‌گیریم. به همین دلیل، نحوه دریافت بازخورد بسیار مهم است.

روش کلی کار این است که تمرین کنیم موارد سودمند را از انتقادها بیرون بکشیم و از آنها یاد بگیریم. از سوي دیگر، باید از بخش‌هایی که سازنده نیستند خلاص شویم و دیگر به آنها فکر نکنیم.

نکته چهارم

راهکارهایی برای بهره­‌برداری بهتر از بازخوردها

• شناخت، درک کردن و مدیریت واکنش‌ها و نیز هر آنچه که به ما انگیزه می‌­دهد.
• در نظر گرفتن پیام بازخوردها بدون توجه به اینکه چه کسی آن را ارائه داده است.
• انتقاد را بعنوان یک مشاوره در نظر بگیریم و نه قضاوت و برداشت شخصی
• تفکیک بازخورد به بخشهاي کوچک­تر و قابل فهم‌­تر ( فقط براي یک موضوع خاص)
• هروقت نظر می­‌خواهیم، فقط و فقط باید درباره یک موضوع خاص سؤال کنیم و این موضوع نباید کلی باشد.
• روشهاي پیشنهادشده در نظرات را به شکل مرحله به مرحله و با گام­‌هاي کوچک بیازماییم.(نباید بلافاصله براي اجراي کامل هر پیشنهادي که به ما می­‌دهند شیرجه بزنیم)

بازخوردها می­‌توانند درس‌­هاي زیادي به ما بیاموزند و در پیشرفت و توسعه فردی نقش مهمی داشته باشند.